PVSWIM: lapan cawangan, satu buku akaun yang kemas kini sendiri
PVSWIM (PVGROUP PLT) mengendalikan kelas renang di lapan kolam sekitar Shah Alam, Setia Alam, Cyberjaya dan Subang. Pendaftaran, kelas, invois yuran dan bayaran dalam talian semuanya berjalan dalam sistem PVSWIM sendiri. Kini sistem itu bersambung terus dengan SAPRO, jadi buku akaun syarikat sentiasa terkini tanpa sesiapa menaip semula.
Cabaran
Setiap bulan PVSWIM mengeluarkan invois kepada setiap keluarga: yuran bulanan, pendaftaran, yuran tahunan, pakej, kit pelajar. Ibu bapa membayar melalui Billplz, pindahan bank atau tunai. Semua itu sudah tercatat dengan baik dalam PVSWIM, tetapi buku akaun syarikat perlu angka yang sama, dalam bentuk yang berbeza:
- Deposit boleh dipulangkan ialah liabiliti, bukan pendapatan.
- SST 8% dikenakan mulai 1 Ogos 2026, dan mesti diasingkan untuk dibayar kepada Kastam.
- Nota kredit, pembatalan dan refund perlu diterbalikkan pada hari ia berlaku, bukan memadam sejarah.
- Lapan cawangan perlu dilihat satu persatu, bukan satu angka besar.
Menaip semula semua ini ke dalam sistem akaun setiap minggu memakan masa, dan setiap kali ditaip ada ruang untuk silap.
Penyelesaian: Sambung dengan SAPRO
Pemilik menekan Sambung dengan SAPRO dalam tetapan PVSWIM, log masuk ke SAPRO, memilih syarikat dan menekan Benarkan. Itu sahaja. Selepas itu, setiap malam PVSWIM menghantar ringkasan hari sebelumnya ke SAPRO.
| Jurnal | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Yuran diinvois invois dikeluarkan hari itu, tolak nota kredit | Penghutang dagangan | Yuran kelas · Yuran pendaftaran & tahunan · Kit pelajar · Deposit (liabiliti) · SST Payable |
| Wang diterima bayaran hari itu, tolak refund | Bank · Billplz · Tunai | Penghutang dagangan |
- Tidak pernah berganda. Setiap jurnal ada rujukan sendiri; bayaran lewat atau pembatalan mengemas kini jurnal yang sama.
- Tepat pada tarikh. Pembatalan dan refund diterbalikkan pada hari ia berlaku, bukan pada tarikh invois asal.
- Setiap cawangan berasingan. Setiap satu daripada lapan cawangan PVSWIM menghantar jurnalnya sendiri, dan boleh dipetakan kepada cawangan dalam SAPRO.
- Satu klik ke laporan. Dari PVSWIM, pengguna terus masuk ke untung rugi atau ringkasan SST dalam SAPRO, tanpa kata laluan kedua.
Hasil
Dengan rekod sebenar PVSWIM bagi Jun hingga Ogos 2026, 116 jurnal ringkasan dihantar dengan satu klik. Baki penghutang, SST yang dikutip dan wang yang diterima dalam SAPRO sepadan dengan rekod PVSWIM hingga ke sen, dan kunci kira-kira seimbang. Menghantar semula hari yang sama tidak mengubah apa-apa: tiada satu pun jurnal berganda.
Pasukan PVSWIM terus bekerja dalam sistem mereka sendiri, dan buku akaun mengikut sendiri. Bila akauntan membuka SAPRO, angka sudah ada: untung rugi bagi setiap cawangan, aliran tunai, umur penghutang, dan ringkasan SST yang sedia untuk penyata SST-02.
Ada sistem sendiri?
Sistem sekolah, kedai, klinik atau apa sahaja boleh bersambung dengan SAPRO seperti PVSWIM.